El proceso de facturación en Chile debe hacerse de manera electrónica. Por medio de un sistema de facturación que puede ser propio, de un proveedor del mercado o el del SII. Ahora, a pesar de la digitalización del proceso, este puede no ser tan simple.
Y es que la facturación electrónica ha sido bien acogida en Chile, siendo un modelo a seguir para los demás países de la región. No obstante, aunque para los organismos de control como el SII ha sido un logro su implementación, existen dificultades para las empresas.
Por su parte, las empresas ahorran costos de papel e insumos requeridos en la facturación física. Además, encuentran un proceso más preciso y ágil para reportar ante el SII la liquidación de impuestos por ventas. En contraste, presentan dificultades sobre la gestión.
En este contenido abordaremos los retos de la facturación para las empresas y la solución ante ellos.
Previamente, te dejamos un video en el que se explica cómo con EasyDoc de Maximise ERP Cloud llega a ser la solución para la facturación electrónica en Chile:
Los retos del proceso facturación
Tal como lo comentamos, a pesar de la digitalización con la facturación electrónica obligatoria, surgen dificultades en este proceso. Aunque Chile es un país pionero en LATAM con la implementación de la facturación electrónica, hay retos por afrontar.
Chile es un país pionero en la facturación electrónica en LATAM, sin embargo, existen algunos retos que viven las empresas en este proceso.
Chile superó los retos iniciales que radicaban en la implementación masificada de la facturación electrónica y la eliminación de los documentos físicos. No obstante, tras superar esas barreras iniciales, se presentan algunos errores comunes que se convierten en un desafío.
Los inconvenientes generados ocurren, aun cuando los sistemas de facturación electrónica minimizan las fallas en el ingreso de los datos y simplifican el proceso de emisión de facturas. Algunos de esos errores que pueden ser un desafío para el proceso de facturación son:
- Imprecisiones o datos errados en la glosa de la factura.
- Errores en el cálculo del IVA.
- Datos de la factura errados (de identificación, fecha, descuentos, métodos de pago, etc.)
Como ves, los errores son un desafío para el proceso de facturación y se concentran, especialmente, en las tareas manuales que persisten tras la digitalización del proceso. Ya es sabido que, el margen de error humano es alto en tareas tediosas y repetitivas como las de emisión de facturas.
Descubre cómo agilizar el proceso de facturación
La buena noticia es que existen soluciones de facturación que hacen del proceso algo más sencillo y preciso. Hoy contamos con sistemas en la nube que integran funcionalidades para optimizar y automatizar acciones para la emisión, organización, control y reportes de facturación.
EasyDoc es el servicio integrado en Maximise ERP Cloud para la automatización y optimización del proceso de facturación en Chile.
Por ejemplo, algunas te permiten importar datos de clientes automáticamente, datos de pago y descuentos. Algunos ofrecen otros tipos de DTEs (Documentos Tributarios Electrónicos) en el mismo dashboard (panel o tablero), lo cual es útil, por ejemplo, para generar notas de crédito como enmienda a errores en la glosa de una factura.
Conoce cómo sistematizar sus actividades de facturación
Sistematizar las actividades de facturación es posible. Más allá de tener un sistema de facturación estándar, trata de centralizar la información inherente al proceso en una misma plataforma para que los flujos de tareas se puedan ejecutar de manera sistemática con la menor intervención humana.
De manera que, para sistematizar el proceso de facturación debes considerar la mejor solución tecnológica. Por supuesto, debes estructurar muy bien el proceso de facturación para saber qué necesitas optimizar y cuál sistema es el que te permitirá lograrlo.
Por ejemplo, considera que el sistema debería poder integrar el inventario. Para que ello sea útil habrá que estandarizar el inventario con sistemas de registro como el de código de barras.
Con el caso anterior evidenciamos que para sistematizar hay que generar otras acciones en los diferentes elementos que son parte del proceso de facturación. Así como con el inventario, podríamos hablar de la integración de un CRM que permite el acceso automático a datos de clientes.
Otra necesidad para sistematizar la facturación podría ser la integración del sistema contable, del e-commerce y de varias sucursales físicas. Como ves, hay todo un plan que debes determinar para hacer esta sistematización.
No obstante, luego del esfuerzo inicial verás los resultados ventajosos con una mayor efectividad, precisión y agilidad en el proceso.
Maximise ERP Cloud en el proceso de facturación
Maximise ERP Cloud es la solución tecnológica en la nube con la que es posible automatizar y agilizar el proceso de facturación. Entre los 22 módulos que conforman nuestro sistema, está el de facturación electrónica.
En primera medida, este se encuentra desarrollado bajo los estándares exigidos por el SII e incluye actualizaciones gratuitas con base en lo que dicte el organismo de control. Además de ayudarte a cumplir con la obligación fiscal de la rendición de cuentas por ventas, te entrega:
- Acceso a la información actualizada en tiempo real.
- Centraliza datos necesarios para la emisión de facturas (inventario, clientes, formas de pago, entre otros).
- Gestión multiusuario y perfilamiento de usuarios.
- Diferentes tipos de DTEs.
- Integración con el módulo de contabilidad y cuentas por cobrar.
- Funcionalidades para revisar documentos rechazados y para importar y aprobar documentos de proveedores.
EasyDoc es el servicio asociado a Maximise, el cual es el que permite toda esta funcionalidad, pues se integra a nuestro ERP en la nube. Permite intercambiar documentos entre Servicios de Impuestos Internos (SII) y nuestra plataforma.
El sistema controla y hace validaciones de todo tipo, como los documentos recibidos para evitar sobrefacturación de órdenes de compra. Asimismo, presenta los DTEs registrados en el SII y los del portal, con lo que se evidencia oportunamente si hay inconsistencias a ajustar.
Además, facilita la importación de folios y bases de datos, la organización y numeración de los DTEs. También la búsqueda y filtros inteligentes para encontrar ágilmente lo que necesitas.
En el dashboard se presenta información de interés de la plataforma y de la gestión en línea de la facturación. Todo en un mismo lugar para optimizar el proceso de facturación.
Además de la facturación puedes incluir más módulos importantes para la gestión de tu negocio. Ello de una forma escalable, de manera que pagues solo por las funcionalidades que necesitas, con una tarifa fija mensual definida de acuerdo con el plan que elijas.
Conclusiones
El proceso de facturación en Chile debe ser electrónico y con ello se han evitado las desventajas de la facturación en papel. Sin embargo, se presentan algunos desafíos, especialmente por errores humanos en tareas que se deben seguir haciendo manualmente.
Para evitar lo anterior existen soluciones como Maximise ERP Cloud, nuestro sistema en la nube que automatiza y minimiza al máximo los errores. Adicionalmente, centraliza la información del portal web con la del SII, para detectar incongruencias.
Maximise ERP Cloud cumple esta funcionalidad con EasyDoc, nuestro servicio asociado e integrado en una misma plataforma, enfocado en la facturación electrónica.
En nuestra solución encuentras en total 22 módulos para agilizar y automatizar procesos clave como el de contabilidad, ventas, inventario, gestión de proyectos y recursos humanos.
¡Conoce los planes de Maximise ERP Cloud y elige el adecuado para tu empresa!
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